Microsoft Office
Contrôle documentaire avec Teams et SharePoint
Formation pratique sur contrôle documentaire avec teams et sharepoint, conçue pour aider les équipes à traiter Structure sites, canaux et bibliothèques, Autorisations, groupes et accès externes, Métadonnées, vues et recherche documentaire, Flux approbation et gestion versions, Labels conservation et gouvernance avec des outils, décisions et livrables directement utilisables en entreprise.
Aperçu
Un apprentissage pratique pour le transfert en situation de travail.
Ce programme relie les principes, les ateliers et les cas terrain autour de contrôle documentaire avec teams et sharepoint. Les participants construisent des modèles, checklists et plans d’action adaptés à leurs processus, responsabilités et contraintes opérationnelles.
Objectifs
- Expliquer comment utiliser Structure sites, canaux et bibliothèques dans le travail quotidien.
- Diagnostiquer les faiblesses de Autorisations, groupes et accès externes avant qu’elles n’affectent la performance.
- Concevoir des routines pratiques pour Métadonnées avec des rôles clairs et des points de décision.
- Appliquer les outils et les preuves afin d’améliorer vues et recherche documentaire, Flux approbation et gestion versions sans ajouter de bureaucratie inutile.
- Mesurer les résultats de Labels conservation et gouvernance grâce aux revues, aux indicateurs et aux actions correctives.
Public cible
- Managers et superviseurs concernés
- Chefs d’équipe et coordinateurs
- Professionnels responsables du sujet
- Équipes support, qualité ou opérations
- Participants préparant un projet d’amélioration
Programme
Une structure claire pour le parcours d'apprentissage.
Programme
Les points du programme sont regroupés dans un seul bloc au lieu de créer un module par ligne.
Module 1 : Structure sites, canaux et bibliothèques
Finalité et limites de Structure sites, canaux et bibliothèques : fichiers sources, structure de l’espace, permissions et conventions de nommage nécessaires avant Structure sites, canaux et bibliothèques
Termes clés et décisions dans Structure sites, canaux et bibliothèques : fonctions Microsoft, formules, requêtes, tâches, slides, métadonnées ou flux d’approbation utilisés
Intrants nécessaires avant Structure sites, canaux et bibliothèques : contrôles d’erreurs, règles d’actualisation, pratiques collaboratives et versioning fiabilisant le livrable
Erreurs fréquentes dans Structure sites, canaux et bibliothèques : reporting exécutif, routines de passation, adoption utilisateurs et maintenance après le premier déploiement
Module 2 : Autorisations, groupes et accès externes
Cartographier l’approche actuelle de Autorisations, groupes et accès externes : fichiers sources, structure de l’espace, permissions et conventions de nommage nécessaires avant Autorisations, groupes et accès externes
Exemples pratiques impliquant Autorisations, groupes et accès externes : fonctions Microsoft, formules, requêtes, tâches, slides, métadonnées ou flux d’approbation utilisés
Questions à poser sur Autorisations, groupes et accès externes : contrôles d’erreurs, règles d’actualisation, pratiques collaboratives et versioning fiabilisant le livrable
Dossiers ou preuves produits pendant Autorisations, groupes et accès externes : reporting exécutif, routines de passation, adoption utilisateurs et maintenance après le premier déploiement
Module 3 : Métadonnées
Choix de conception derrière Métadonnées : fichiers sources, structure de l’espace, permissions et conventions de nommage nécessaires avant Métadonnées
Rôles qui influencent Métadonnées : fonctions Microsoft, formules, requêtes, tâches, slides, métadonnées ou flux d’approbation utilisés
Exceptions probables dans Métadonnées : contrôles d’erreurs, règles d’actualisation, pratiques collaboratives et versioning fiabilisant le livrable
Contrôles qualité appliqués à Métadonnées : reporting exécutif, routines de passation, adoption utilisateurs et maintenance après le premier déploiement
Module 4 : Vues et recherche documentaire, Flux approbation et gestion versions
Routines opérationnelles pour Vues et recherche documentaire, Flux approbation et gestion versions : fichiers sources, structure de l’espace, permissions et conventions de nommage nécessaires avant vues et recherche documentaire, Flux approbation et gestion versions
Outils, modèles ou étapes système utilisés dans Vues et recherche documentaire, Flux approbation et gestion versions : fonctions Microsoft, formules, requêtes, tâches, slides, métadonnées ou flux d’approbation utilisés
Passages de relais affectés par Vues et recherche documentaire, Flux approbation et gestion versions : contrôles d’erreurs, règles d’actualisation, pratiques collaboratives et versioning fiabilisant le livrable
Déclencheurs d’escalade dans Vues et recherche documentaire, Flux approbation et gestion versions : reporting exécutif, routines de passation, adoption utilisateurs et maintenance après le premier déploiement
Module 5 : Labels conservation et gouvernance
Mesures de performance pour Labels conservation et gouvernance : fichiers sources, structure de l’espace, permissions et conventions de nommage nécessaires avant Labels conservation et gouvernance
Cadence de revue après Labels conservation et gouvernance : fonctions Microsoft, formules, requêtes, tâches, slides, métadonnées ou flux d’approbation utilisés
Actions d’amélioration liées à Labels conservation et gouvernance : contrôles d’erreurs, règles d’actualisation, pratiques collaboratives et versioning fiabilisant le livrable
Maintenir la discipline autour de Labels conservation et gouvernance : reporting exécutif, routines de passation, adoption utilisateurs et maintenance après le premier déploiement
Supports fournis
- Supports de cours
- Études de cas et exercices
- Checklists et modèles de travail
- Plan d’action individuel
- Certificat de participation 4D
Options de formation
Les programmes peuvent être organisés en entreprise, en ligne ou dans un format hybride selon le calendrier, la localisation et les objectifs de vos équipes. Lorsqu'un certificat ou un examen externe est inclus, les règles et frais de certification restent soumis aux politiques de l'organisme certificateur, tandis que 4D assure la formation et l'accompagnement à la préparation.
Pourquoi choisir 4D
4D adapte le contenu aux processus, documents, risques et décisions réelles de l’organisation afin que la formation débouche sur des actions applicables.
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