Gestion de projet
Management de projet pour les événements et conférences de grande envergure
Ce programme spécialisé couvre la livraison de bout en bout d'une conférence complexe ou d'un grand événement, depuis la charte et la portée de base jusqu'à la conception, l'approvisionnement, la production, la préparation du lieu, la commande le jour de l'événement et la clôture. Les participants intègrent les flux de travail du programme, de la logistique, des participants, du sponsor, du fournisseur, de la sécurité et du commerce à l'aide de contrôles de projet spécifiques à l'événement.
Objectifs
- Créer une charte et un modèle de gouvernance approuvés pour un événement complexe.
- Convertissez le concept d'événement en une ligne de base à portée contrôlée et une structure de répartition du travail (WBS).
- Intégrez les flux de travail dans un seul plan directeur d'événement.
- Coordonner les sponsors et les parties prenantes sans engagements incontrôlés.
- Contrôler les fournisseurs par rapport à la portée, au calendrier et aux interfaces approuvés.
- Vérifiez que les parcours du lieu et des participants sont prêts sur le plan opérationnel.
- Exploiter une structure de commande qui contrôle la livraison en direct et l'escalade.
- Clôture commerciale, opérationnelle et de gouvernance complète.
Public cible
- Chefs de projets événementiels et de conférences
- Responsables de production et d'exploitation
- Coordonnateurs des lieux, des sponsors et des parties prenantes
- Planificateurs principaux responsables d'événements complexes
Programme
Une structure claire pour le parcours d'apprentissage.
Programme
Les points du programme sont regroupés dans un seul bloc au lieu de créer un module par ligne.
Module 1 : Charte et gouvernance de l'événement
Objectif, public cible, résultats et mesures de réussite
Sponsor, chef de projet et droits de décision
Registre des parties prenantes, RACI et escalade
Hypothèses, contraintes et portes d'approbation
Module 2 : Portée de référence et WBS
Livrables d'expérience, de programme, de production et de logistique
Inclusions, exclusions et critères d'acceptation
WBS, lots de travaux et responsabilité
Processus de validation du périmètre et de maîtrise des modifications
Module 3 : Plan directeur de l'événement
Lieu, programme, conférenciers, sponsors et participants
Inscription, accueil, déplacements et accessibilité
Production, sécurité, permis et fournisseurs
Plan d'étape et dépendances inter-flux de travail
Module 4 : Contrôle des parties prenantes et des sponsors
Influence, attentes et cadence de communication
Avantages du sponsor, approbations et preuves d'exécution
Interfaces VIP, haut-parleur et autorité
Journal des décisions et escalade des problèmes non résolus
Module 5 : Coordination des fournisseurs et de la production
Matrice des fournisseurs, mémoires et soumissions techniques
Scène, audiovisuel, branding et infrastructure temporaire
Accès, installation, tests et transfert
Demandes de changement et performances des fournisseurs
Module 6 : Préparation du lieu et des participants
Plan de préparation du site et capacités des salles
Inscription, file d'attente, orientation et accessibilité
Déplacement des foules, points de bien-être et de services
Inspection de préparation et journal des actions correctives
Module 7 : Commande du jour de l'événement
Exécution des rôles de show et de centre de commande
Canaux de communication, journal des problèmes et seuils de décision
Programme, production et réponse aux incidents des participants
Autorisation de modification et mises à jour exécutives
Module 8 : Clôture et leçons apprises
Réception des livrables et remise en état des lieux
Problème, réclamation et clôture du fournisseur
Évaluation des résultats et débriefing des parties prenantes
Leçons apprises et actifs événementiels réutilisables
Supports fournis
- Support de formation et pratiques animées par le formateur
- Check-lists, registres, calculs et modèles de travail spécifiques
- Études de cas opérationnelles et simulations par rôle
- Plan d’action individuel en milieu professionnel
- Certificat de participation 4D
- Accompagnement après la formation
Options de formation
Les programmes peuvent être organisés en entreprise, en ligne ou dans un format hybride selon le calendrier, la localisation et les objectifs de vos équipes. Lorsqu'un certificat ou un examen externe est inclus, les règles et frais de certification restent soumis aux politiques de l'organisme certificateur, tandis que 4D assure la formation et l'accompagnement à la préparation.
Pourquoi choisir 4D
La formation est adaptée aux établissements, au modèle de service, aux standards et aux données opérationnelles du client. Environ 70 % du temps d’apprentissage guidé est consacré à des calculs, inspections, simulations, exercices de création de documents, décisions sur cas et plans d’action directement applicables.
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