Gestion de projet
Budgétisation, achats et contrôle des prestataires des projets événementiels
Ce programme spécialisé développe les contrôles financiers et commerciaux nécessaires à la réalisation d'événements. Les participants établissent des bases de coûts, structurent les packages d'approvisionnement, évaluent les fournisseurs, gèrent les contrats et modifient les coûts, contrôlent les engagements et les factures, rapprochent les dépenses de l'événement et finalisent la clôture des fournisseurs et des ventes avec des preuves vérifiables.
Objectifs
- Créer une structure complète des coûts des événements et un modèle de codage.
- Créer une base de coûts approuvée étayée par des hypothèses et une logique d'urgence.
- Concevoir un plan d'approvisionnement aligné sur les interfaces de calendrier, de marché et d'événements.
- Évaluer la capacité commerciale et opérationnelle à l'aide de critères transparents.
- Traduire la sentence en livrables exécutoires et en preuves d'acceptation.
- La portée du contrôle change avant que les coûts ne soient engagés.
- Valider les factures par rapport aux contrats, à la livraison et aux modifications approuvées.
- Compléter les performances du fournisseur, les réclamations et la clôture financière.
Public cible
- Chefs de projets événementiels et commerciaux
- Partenaires d'approvisionnement et de financement
- Responsables de production, de lieux et de fournisseurs
- Propriétaires de budgets de conférences et d'événements
Programme
Une structure claire pour le parcours d'apprentissage.
Programme
Les points du programme sont regroupés dans un seul bloc au lieu de créer un module par ligne.
Module 1 : Architecture des coûts des événements
Frais du lieu, de la production, du programme, des participants et de l'accueil
Coût fixe, variable, par personne et contingent
Ressources internes, soutien en nature et compensations des sponsors
Structure de répartition des coûts et règles de codage
Module 2 : Budget de référence et imprévus
Estimations ascendantes et base d'estimation
Hypothèses relatives à la quantité, au taux, aux taxes, à la devise et à l'indexation
Contingence basée sur les risques versus réserve de gestion
Contrôles d'approbation de base et de libération du budget
Module 3 : Plan d'approvisionnement et emballage
Prendre, acheter, encadrer et attribuer directement des décisions
Packages production, audiovisuel, restauration, personnel et logistique
Délai de livraison, calendrier d'appel d'offres et méthode d'évaluation
Plan d'approvisionnement et matrice des fournisseurs
Module 4 : Évaluation et attribution des fournisseurs
Conformité au périmètre et solution technique
Normalisation des prix et coût total livré
Capacité, sécurité, références et capacité d'urgence
Clarification, négociation et recommandation d'attribution
Module 5 : Contrôle des contrats et des livrables
Portée, jalons, niveaux de service et dépendances
Échéancier de paiement, conditions de conservation et d'annulation
Assurance, permis, responsabilité et sous-traitance
Registre des livrables et remise du contrat
Module 6 : Contrôle des coûts de modification et des engagements
Demande de modification, devis et analyse d'impact
Niveaux d'autorité et instructions écrites
Registre d'engagement et prévision à terme
Éviter la portée verbale et les réclamations rétrospectives
Module 7 : Rapprochement des factures et des événements
Rapprochement des bons de commande, des reçus et des factures
Preuves de quantité, d'heures supplémentaires, de consommation et de dommages
Frais, crédits et provisions contestés
Rapprochement des événements réels et budgétaires
Module 8 : Clôture commerciale
Réception finale et livrables en attente
Réclamations, dommages, rétention et quittance
Carte de pointage des fournisseurs et enseignements tirés
Rapport de clôture du budget et repères réutilisables
Supports fournis
- Support de formation et pratiques animées par le formateur
- Check-lists, registres, calculs et modèles de travail spécifiques
- Études de cas opérationnelles et simulations par rôle
- Plan d’action individuel en milieu professionnel
- Certificat de participation 4D
- Accompagnement après la formation
Options de formation
Les programmes peuvent être organisés en entreprise, en ligne ou dans un format hybride selon le calendrier, la localisation et les objectifs de vos équipes. Lorsqu'un certificat ou un examen externe est inclus, les règles et frais de certification restent soumis aux politiques de l'organisme certificateur, tandis que 4D assure la formation et l'accompagnement à la préparation.
Pourquoi choisir 4D
La formation est adaptée aux établissements, au modèle de service, aux standards et aux données opérationnelles du client. Environ 70 % du temps d’apprentissage guidé est consacré à des calculs, inspections, simulations, exercices de création de documents, décisions sur cas et plans d’action directement applicables.
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