Soutien administratif
Ce cours donne une vue d'ensemble des compétences et des connaissances essentielles nécessaires pour réussir dans un rôle de soutien administratif. Les sujets abordés comprennent la communication, la gestion du temps, l'organisation et la technologie.
Objectifs
- Comprendre l'évolution des responsabilités, des compétences essentielles et de l'image professionnelle requises pour les fonctions modernes de secrétariat et d'administration, y compris la sensibilisation à la culture de la région du Golfe.
- Identifier les sources de stress sur le lieu de travail, appliquer des techniques efficaces de gestion du stress, développer la résilience et maintenir un comportement et une éthique professionnels.
- Maîtriser une communication efficace grâce au langage corporel, au ton, à l'écoute active, à la communication commerciale écrite et à l'étiquette téléphonique professionnelle.
- Développer de solides compétences en matière de gestion du temps et d'établissement des priorités, apprendre à soutenir efficacement les responsables et à gérer les interruptions afin de maximiser la productivité.
- Mettre en œuvre une organisation efficace du bureau, créer et maintenir des systèmes de classement efficaces, et gérer l'administration financière et l'inventaire de base.
Public cible
- Les assistants administratifs, les chefs de bureau et les autres professionnels de l'administration, qu'ils soient nouveaux ou en devenir.
Programme
Une structure claire pour le parcours d'apprentissage.
Programme
Les points du programme sont regroupés dans un seul bloc au lieu de créer un module par ligne.
Module 1 : L'évolution du rôle du secrétaire et de l'administrateur moderne Comprendre les principales responsabilités et attentes en matière de secrétariat et d'administration Compétences et qualités essentielles pour réussir dans les fonctions de soutien administratif Développer une image professionnelle dans le Golfe et sur le lieu de travail mondial Ponctualité, étiquette du bureau et conduite sur le lieu de travail Sensibilisation culturelle et normes d'apparence dans la région du Golfe
Module 2 : Gestion du stress et comportement professionnel sur le lieu de travail Identifier les sources et les signes de stress sur le lieu de travail Techniques efficaces de lutte contre le stress pour la vie quotidienne au bureau Activités guidées pour mettre en pratique les méthodes de lutte contre le stress Renforcer la résilience et l'intelligence émotionnelle Appliquer l'éthique du bureau dans des situations du monde réel
Module 3 : Excellence de la communication et étiquette téléphonique Fondements d'une communication efficace : Langage corporel, ton et choix des mots Maîtriser l'écoute active et les questions de clarification Communication professionnelle écrite : Structure et mise en page des lettres et courriels professionnels Utilisation correcte des salutations et des formules de politesse Grammaire professionnelle de base et ponctuation Compétences téléphoniques professionnelles : Répondre et gérer les appels avec confiance Étiquette téléphonique et conseils de communication Les choses à faire et à ne pas faire pour traiter les appelants
Module 4 : Gestion du temps, établissement des priorités et soutien du gestionnaire Apprendre à dire "non" de manière professionnelle tout en proposant des alternatives Stratégies pour gérer et soutenir efficacement votre gestionnaire Établir des priorités pour les tâches à l'aide de la matrice urgence/importance et de la méthode ABC Se concentrer sur les domaines de résultats clés (KRA) pour maximiser la productivité Gérer les interruptions et équilibrer les tâches multiples
Module 5 : Organisation du bureau, systèmes de classement et administration de base Créer et maintenir des systèmes de classement efficaces Comparer les méthodes de classement et choisir la bonne approche Garantir un accès facile et une efficacité à long terme Administration financière de base : Comprendre et gérer la petite caisse Gestion des stocks de bureau et de la papeterie : Surveiller et contrôler les stocks Organiser les fournitures pour des opérations quotidiennes harmonieuses
Supports fournis
- ○ Diapositives utilisées pendant les sessions
- ○ Activités et exercices de groupe
- ○ Feuilles de travail et modèles
- ○ Études de cas en rapport avec le cours
- Certificat d'achèvement 4D délivré par The Fourth Dimension Training & Consultancy
- Soutien après le cours pour les questions techniques et les conseils
Options de formation
Les programmes peuvent être organisés en entreprise, en ligne ou dans un format hybride selon le calendrier, la localisation et les objectifs de vos équipes. Lorsqu'un certificat ou un examen externe est inclus, les règles et frais de certification restent soumis aux politiques de l'organisme certificateur, tandis que 4D assure la formation et l'accompagnement à la préparation.
Pourquoi choisir 4D
Chez The Fourth Dimension Training & Consultancy, nous ne croyons pas aux solutions uniques. Chaque cours que nous proposons est soigneusement adapté pour répondre aux objectifs uniques, aux défis de l'industrie et à la dynamique d'équipe de votre organisation. Nos formateurs experts possèdent des décennies d'expérience pratique et guident les participants à l'aide d'études de cas du monde réel, d'outils pratiques et de méthodes interactives. Cela garantit non seulement une compréhension théorique, mais aussi une pertinence directe pour le travail quotidien de vos employés. Nous collaborons étroitement avec votre équipe pour adapter le contenu, le langage et les exemples afin que la formation ait une résonance profonde et un impact durable.