Compétences administratives
Coordination d'événements corporatifs et de conférences
Cette formation pratique développe des compétences directement applicables en Coordination d'événements corporatifs et de conférences. Les participants travaillent notamment sur Résumé de l'événement et critères de réussite, ainsi que Programme et parcours des participants, ainsi que Coordination du site et des fournisseurs, puis transforment les méthodes étudiées en outils et actions adaptés à leur environnement professionnel.
Objectifs
- Appliquer les principes et méthodes de résumé de l'événement et critères de réussite dans un contexte professionnel.
- Appliquer les principes et méthodes de programme et parcours des participants dans un contexte professionnel.
- Appliquer les principes et méthodes de coordination du site et des fournisseurs dans un contexte professionnel.
- Appliquer les principes et méthodes de contrôle budgétaire et logistique dans un contexte professionnel.
- Appliquer les principes et méthodes de opérations liées aux risques et aux événements en direct dans un contexte professionnel.
- Appliquer les principes et méthodes de clôture et évaluation dans un contexte professionnel.
Public cible
- Professionnels et coordinateurs administratifs
- Assistants de direction et assistants personnels
- Équipes de gestion de bureau et de support
- Personnel d’accueil et de front-office
- Collaborateurs prenant des responsabilités administratives
Programme
Une structure claire pour le parcours d'apprentissage.
Programme
Les points du programme sont regroupés dans un seul bloc au lieu de créer un module par ligne.
Module 1 : Résumé de l'événement et critères de réussite
Objectif de l'événement, public, format et expérience
Portée, livrables, droits de décision et contraintes
Mesures de réussite et approbation des parties prenantes
Module 2 : Programme et parcours des participants
Architecture de l'agenda, déroulement des sessions et calendrier
Exigences relatives aux conférenciers, délégués, sponsors et VIP
Inscription, communication et points de contact avec les participants
Module 3 : Coordination du site et des fournisseurs
Évaluation du site et inspections du site
Restauration, audiovisuel, scénographie, signalétique et transport
Briefs des fournisseurs, devis, contrats et délais
Module 4 : Contrôle budgétaire et logistique
Catégories de coûts, estimations, engagements et imprévus
Listes de chambres, matériel, accès et stockage
Suivi des décisions et prévention des dérives de périmètre
Module 5 : Opérations liées aux risques et aux événements en direct
Planification de la sûreté, de la sécurité, des perturbations et des sauvegardes
Déroulement du spectacle, structure de commande et communication
Gestion des intervenants, du timing, des défauts techniques et des changements
Module 6 : Clôture et évaluation
Rapprochement des factures et clôture des fournisseurs
Commentaires des participants et mesures de performance
Leçons apprises et documentation d’événement réutilisable
Supports fournis
- ○ Supports de présentation spécifiques à la formation
- ○ Exercices pratiques et activités animées
- ○ Fiches, check-lists et modèles spécifiques à la formation
- ○ Études de cas appliquées au milieu professionnel
- ○ Certificat de participation 4D délivré par 4D Training & Consultancy
- ○ Support après formation pour les questions de mise en œuvre
Options de formation
Les programmes peuvent être organisés en entreprise, en ligne ou dans un format hybride selon le calendrier, la localisation et les objectifs de vos équipes. Lorsqu'un certificat ou un examen externe est inclus, les règles et frais de certification restent soumis aux politiques de l'organisme certificateur, tandis que 4D assure la formation et l'accompagnement à la préparation.
Pourquoi choisir 4D
4D adapte ce programme au groupe de participants et à leur contexte professionnel. La formation combine des explications structurées, des exercices propres au sujet, des cas réalistes, des outils de travail et un plan d’action afin de faciliter l’application des acquis.
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