Compétences administratives
Accueil, réception et gestion des visiteurs
Cette formation pratique développe des compétences directement applicables en Accueil, réception et gestion des visiteurs. Les participants travaillent notamment sur La fonction réception, ainsi que Accueil des visiteurs professionnels, ainsi que Demandes téléphoniques et numériques, puis transforment les méthodes étudiées en outils et actions adaptés à leur environnement professionnel.
Objectifs
- Appliquer les principes et méthodes de la fonction réception dans un contexte professionnel.
- Appliquer les principes et méthodes de accueil des visiteurs professionnels dans un contexte professionnel.
- Appliquer les principes et méthodes de demandes téléphoniques et numériques dans un contexte professionnel.
- Appliquer les principes et méthodes de accès des visiteurs et sécurité dans un contexte professionnel.
- Appliquer les principes et méthodes de situations difficiles dans un contexte professionnel.
- Appliquer les principes et méthodes de système d'exploitation de réception dans un contexte professionnel.
Public cible
- Professionnels et coordinateurs administratifs
- Assistants de direction et assistants personnels
- Équipes de gestion de bureau et de support
- Personnel d’accueil et de front-office
- Collaborateurs prenant des responsabilités administratives
Programme
Une structure claire pour le parcours d'apprentissage.
Programme
Les points du programme sont regroupés dans un seul bloc au lieu de créer un module par ligne.
Module 1 : La fonction réception
Normes d’accueil et impact de la première impression
Rôles de réception, limites et escalade
Préparation de l'espace de travail et contrôles de préparation quotidiens
Module 2 : Accueil des visiteurs professionnels
Accueillir, identifier les besoins et orienter les visiteurs
Gestion des rendez-vous, des visites et des temps d'attente
Soutenir les visiteurs ayant des besoins d’accessibilité ou linguistiques
Module 3 : Demandes téléphoniques et numériques
Répondre, filtrer, transférer et prendre des messages
Gestion des boîtes de réception partagées et des canaux de réception
Protéger les informations confidentielles lors des demandes de renseignements
Module 4 : Accès des visiteurs et sécurité
Inscription, badges, confirmation d'hôte et règles d'escorte
Livraisons, prestataires et zones réglementées
Répondre à un comportement suspect ou à des demandes d'accès
Module 5 : Situations difficiles
Gérer les retards, les plaintes et les visiteurs frustrés
Maintenir le calme, les limites et le langage professionnel
Escalade des incidents médicaux, de sécurité ou opérationnels
Module 6 : Système d'exploitation de réception
Journaux des visiteurs, transferts et instructions récurrentes
Coordonner les salles de réunion, les hôtes et les installations
Mesurer la cohérence du service et améliorer les procédures
Supports fournis
- ○ Supports de présentation spécifiques à la formation
- ○ Exercices pratiques et activités animées
- ○ Fiches, check-lists et modèles spécifiques à la formation
- ○ Études de cas appliquées au milieu professionnel
- ○ Certificat de participation 4D délivré par 4D Training & Consultancy
- ○ Support après formation pour les questions de mise en œuvre
Options de formation
Les programmes peuvent être organisés en entreprise, en ligne ou dans un format hybride selon le calendrier, la localisation et les objectifs de vos équipes. Lorsqu'un certificat ou un examen externe est inclus, les règles et frais de certification restent soumis aux politiques de l'organisme certificateur, tandis que 4D assure la formation et l'accompagnement à la préparation.
Pourquoi choisir 4D
4D adapte ce programme au groupe de participants et à leur contexte professionnel. La formation combine des explications structurées, des exercices propres au sujet, des cas réalistes, des outils de travail et un plan d’action afin de faciliter l’application des acquis.
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