مايكروسوفت أوتلوك
يزود هذا التدريب المشاركين بتقنيات متقدمة لإدارة البريد الإلكتروني والتقويمات والمهام بكفاءة في Microsoft Outlook. سيتعلم المشاركون كيفية تنظيم البريد الوارد، وأتمتة المهام، واستخدام وظائف البحث المتقدمة، وزيادة الإنتاجية من خلال استراتيجيات فعالة لإدارة الوقت. تركز هذه الدورة التدريبية على القدرة على تبسيط التواصل وتحسين سير العمل بشكل عام.
الأهداف
- ○ إتقان واجهة Outlook وميزات الإنتاجية للتواصل الفعال
- ○ إدارة رسائل البريد الإلكتروني والتقويمات والمهام وجهات الاتصال بكفاءة
- ○ استخدام القواعد، والعلامات، والفئات لتنظيم سير العمل
- ○ دمج Outlook مع أدوات مايكروسوفت أوفيس الأخرى للتعاون السلس
- ○ تطبيق أفضل الممارسات لتقليل الحمل الزائد على البريد الإلكتروني وتحسين الاستجابة
الفئة المستهدفة
- المحترفون الإداريون والمديرون التنفيذيون وأي شخص يعتمد بشكل كبير على Outlook في التواصل وإدارة الوقت.
محاور البرنامج
هيكل واضح لرحلة التعلم.
محاور البرنامج
تظهر محاور البرنامج في صندوق واحد بدلاً من تحويل كل سطر إلى وحدة منفصلة.
الوحدة 1: إعداد واجهة Outlook وإعداد الإنتاجية التنقل في واجهة Outlook تخصيص الشريط وشريط أدوات الوصول السريع إعداد التوقيعات والردود التلقائية ضبط طرق العرض وتفضيلات التخطيط لتحسين سير العمل
الوحدة 2: أفضل ممارسات إدارة صندوق الوارد والبريد الإلكتروني تنظيم رسائل البريد الإلكتروني باستخدام المجلدات والمجلدات الفرعية استخدام الفئات والعلامات والترميز اللوني إنشاء خطوات سريعة لأتمتة الإجراءات المتكررة تطبيق التنسيق الشرطي لإشارات البريد الإلكتروني المرئية أرشفة صندوق الوارد وتنظيفه وإزالة الفوضى منه
الوحدة 3: ميزات البريد الإلكتروني المتقدمة استخدام طريقة عرض المحادثة وصندوق الوارد المركّز إنشاء وإدارة قواعد لفرز البريد الإلكتروني التلقائي إعداد التسليم وإيصالات القراءة تأخير أو جدولة تسليم البريد الإلكتروني إدراج أزرار التصويت واستخدام قوالب البريد الإلكتروني
الوحدة 4: البحث الفعال والتصفية الفعالة باستخدام مجلدات البحث إتقان البحث المتقدم والبحث الفوري تطبيق عوامل التصفية حسب التاريخ والمرسل والكلمة المفتاحية والمرفقات وما إلى ذلك إنشاء معايير بحث مخصصة وحفظ عمليات البحث المتكررة
الوحدة 5: إتقان التقويم وإدارة الاجتماعات إنشاء المواعيد والأحداث طوال اليوم جدولة وإدارة الاجتماعات المتكررة مشاركة التقويمات مع الآخرين وعرض تقويمات متعددة تعيين أذونات التقويم وتفويض الوصول باستخدام مساعد الجدولة لاجتماعات الفريق
الوحدة النمطية 6: كفاءة المهام وقائمة المهام إنشاء المهام وتحديد أولوياتها تعيين المهام للآخرين وتتبع التقدم المحرز استخدام شريط المهام وتكامل قائمة المهام مع Microsoft To Do تخصيص طرق عرض المهام وفئاتها
الوحدة 7: الملاحظات وجهات الاتصال وأدوات اليومية إنشاء وتنظيم الملاحظات للتذكير السريع إدارة قوائم جهات الاتصال وإنشاء المجموعات ربط جهات الاتصال بالمهام والمواعيد مقدمة في أداة اليومية لتتبع التفاعلات
الوحدة 8: دمج أوتلوك مع أدوات مايكروسوفت 365 استخدام أوتلوك مع Teams وOneNote وSharePoint مشاركة ملاحظات الاجتماعات وجداول الأعمال مع OneNote إرفاق الملفات من OneDrive الوصول السريع إلى اجتماعات Teams ضمن أحداث التقويم
الوحدة 9: استراتيجيات الإنتاجية وإدارة الوقت تطبيق طريقة 4D: حذف، تفويض، تفويض، تنفيذ، تأجيل استخدام تقنيات حظر الوقت في التقويم إنشاء إجراءات روتينية وأتمتة لتحقيق كفاءة عالية الاستفادة من Outlook لتقليل تعدد المهام والتركيز مواضيع إضافية (اختياري/المستخدمون المتقدمون) استخدام وحدات الماكرو في Outlook إعداد حسابات وملفات تعريف متعددة مقدمة في Outlook Web Access (OWA) حماية رسائل البريد الإلكتروني الحساسة باستخدام التشفير نصائح شائعة حول استكشاف الأخطاء وإصلاحها في Outlook
المواد المقدمة
- ○ الشرائح المستخدمة خلال الجلسات
- ○ الأنشطة والتمارين الجماعية
- ○ أوراق العمل والنماذج
- ○ دراسات حالة ذات صلة بالدورة التدريبية
- ○ شهادة إتمام الدورة التدريبية 4D صادرة عن شركة البعد الرابع للتدريب والاستشارات
- ○ دعم ما بعد الدورة التدريبية للاستفسارات والتوجيهات الفنية
خيارات التدريب
يمكن تقديم البرامج داخل مقر المؤسسة، أو عن بُعد، أو بصيغة مدمجة بحسب جدول الفريق وموقعه وأهداف التعلم. عندما يتضمن البرنامج شهادة أو اختباراً من جهة خارجية، تبقى قواعد الشهادة ورسومها خاضعة لسياسات الجهة المانحة، بينما تقدم 4D التدريب ودعم التحضير.
لماذا البعد الرابع
نحن في شركة البعد الرابع للتدريب والاستشارات لا نعتمد على الحلول التي تناسب الجميع. فكل دورة تدريبية نقدمها مصممة بعناية لتلبية الأهداف الفريدة والتحديات الصناعية وديناميكيات الفريق في مؤسستك. يتمتع المدربون الخبراء لدينا بعقود من الخبرة العملية ويوجهون المشاركين باستخدام دراسات الحالة الواقعية والأدوات العملية والأساليب التفاعلية. وهذا لا يضمن الفهم النظري فحسب، بل يضمن أيضاً الصلة المباشرة بالعمل اليومي لموظفيك. نحن نتعاون بشكل وثيق مع فريقك لضبط المحتوى واللغة والأمثلة بحيث يكون للتدريب صدى عميقاً ويحدث تأثيراً دائماً.